Assistant de direction / Correspondant RH H/F (Réf : DD07_05 – Fin : 30/05/24)

L’ARS Auvergne Rhône Alpes est représentée dans chaque département par une délégation départementale. Ces délégations remplissent les missions de proximité de l’Agence. Elles sont en particulier l’interface locale des partenaires extérieurs : préfet, conseil général, établissements de santé, etc.

En tant qu'assistant de direction / correspondant RH, vos missions seront les suivantes :

Assistant(e) de direction :

Assister la Directrice départementale de l’Ardèche dans l’organisation quotidienne du travail. Veiller à ce que les dossiers de chaque journée soient complets avec les notes préparées par les services en support des réunions ou rendez-vous prévus. Assurer l’interface entre les différents interlocuteurs - tant en interne qu’en externe de l’ARS. Instruire de façon autonome les demandes et/ou les dossiers débouchant sur une réalisation attendue. Interface entre la déléguée et les partenaires extérieurs.

• Accueil physique et téléphonique, orientation des usagers et des appels

• Gestion et sécurisation, pour le compte de la Directrice départementale, de l’organisation quotidienne de son travail

• Personne-ressource sur l’activité du service et son fonctionnement

• Gestion des agendas, des déplacements et de l’organisation des réunions

• Elaboration des tableaux de bord des dossiers et suivi des échéanciers

• Traitement de l’information et réponses de 1er niveau

• Constitution des fonds de dossiers, rédaction des projets de courrier et de compte-rendu,

• Classement et archivage de documents (plan de classement)

• Suivi des ISDG et des demandes du corps préfectoral

• Travaux de secrétariat à la demande

• Ouverture, tri et distribution du courrier dans les services

• Accueil physique et téléphonique

• Gestion BAL DT07

• Suivi tableau des astreintes administratives et CDA

• Correspondante DD07 pour les abonnements Presse et achats ponctuels de livres auprès du siège

• Réservation salles de réunion du CA

• Gestion de dossiers spécifiques à la demande des responsables de pôle (plaquette psychiatrie).

Correspondant(e) RH :

• Assurer le suivi du temps de travail et mettre à jour E-Connection

• S’assurer de la complétude et transmettre les pièces sur l’absentéisme: autorisation d’absence et congés, temps partiels, congés maladie, accidents de travail, de trajet et maladie professionnelle…

• Suivre la mise en œuvre de la campagne d’Entretien annuel d’évaluation, transmettre les comptes rendus d’EAE

• Dans le cadre des procédures de proposition d’avancement de grade et de promotion par liste d’aptitude, centraliser et transmettre les propositions. Conseiller et aider le délégué sur la mise en œuvre de la campagne

• Recenser les grévistes de la DD et transmettre les informations au service GAP

• Accueillir les stagiaires et les nouveaux arrivants de la délégation

• Informer et communiquer sur la situation de l’agent à partir des éléments en sa possession

• Organiser et suivre les visites médicales de prévention en lien avec le Conseiller de Prévention.

Activités annexes :

• Référent CTS 26-07

Ces attributions sont susceptibles d’évoluer en fonction des nécessités du service.